Klachten
Mindful aan de slag hecht veel waarde aan tevreden klanten en werkt voortdurend aan verbetering van haar dienstverlening. Mocht je toch ontevreden zijn over onze diensten, training, coaching, trainer of een ander aspect van de organisatie dan kan je een klacht indienen. Mindful aan de slag doet er alles aan om je klacht (binnen de mogelijkheden) naar tevredenheid op te lossen.
Hoe dien je een klacht in?
Je klacht mail je naar info@mindfulaandeslag.nl onder vermelding van je naam, adres, telefoonnummer en een omschrijving van je klacht. Tot uiterlijk tien werkdagen na de afloop van het gehele trainings-, of coachingstraject kan je een klacht indienen. Het indienen van een klacht ontslaat je niet van je betalingsverplichting.
Procedure
Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek worden opgelost. Wij verzoeken je daarom altijd eerst telefonisch of persoonlijk contact op te nemen om je klacht door te nemen. Mochten we er niet uitkomen of je wilt geen mondeling overleg, dan kun je je klacht schriftelijk indienen. Mindful aan de slag stuurt je (in dit geval) na ontvangst van je klacht een ontvangstbevestiging. Je klacht wordt altijd zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.
Mindful aan de slag neemt vervolgens binnen 10 werkdagen een gemotiveerd besluit en stelt je hiervan vervolgens op de hoogte. Als je het eens bent met het besluit, worden afspraken gemaakt over de afhandeling van je klacht. Als we langere tijd nodig hebben, bijvoorbeeld om onderzoek te doen, informeren we je over de reden hiervoor en houden we je op de hoogte van de voortgang en verwachte termijn tot de afronding.
Oneens met de afhandeling van de klacht?
Wanneer je het niet eens bent met het uiteindelijke besluit, kun je een klacht indienen bij de onafhankelijke klachtencommissie van de VMBN de beroepsvereniging voor Mindfulness trainers. De behandeling van je klacht is gratis, uitgezonderd de (eventuele) kosten van bijstand, bijvoorbeeld als je een advocaat inschakelt. Meer weten? Bekijk dan de klachtenregeling van de VMBN.
Registratie van je klacht
Mindful aan de slag registreert na de ontvangst van je klacht de volgende gegevens:
- je naam, adres en telefoonnummer;
- je klacht en een nadere omschrijving van je klacht;
- de datum waarop je je klacht hebt ingediend;
- de betreffende training of activiteit;
- de gevoerde correspondentie over je klacht;
- de status van je klacht: in behandeling/afgehandeld;
- de datum en wijze van afhandeling van je klacht;
- de uiteindelijke afhandeling van de klacht (gezamenlijke resultaat, of besluit door mindful aan de slag of de VMBN).
Tijdens de behandeling van je klacht, maar ook in de periode erna, kan je je klachtgegevens opvragen bij mindful aan de slag. Je klacht wordt tot één jaar na afhandeling bewaard.
Vertrouwenspersoon VMBN
De vertrouwenspersoon heeft tot taak de eerste opvang te verzorgen van en het begeleiden van personen die menen slachtoffer te zijn van ongewenst gedrag van MBSR /MBCT-trainers of opleiders van opleidingen die daartoe opleiden dan wel van personen die op enigerlei wijze in relatie staan tot de VMBN.
Een vertrouwenspersoon kan:
- Adviseren.
- Bemiddelen.
- Ondersteunen bij het proces van indienen van een formele klacht.
- Ondersteunen bij het doen van aangifte.
- Ondersteunen bij het zetten van de eerste stappen naar professionele slachtofferhulp.
De regie ligt in alle gevallen in handen van de klager c.q. het slachtoffer. Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid kenmerken de begeleiding door een vertrouwenspersoon. Vertrouwenspersonen kennen de VMBN wel, maar hebben voldoende afstand om onafhankelijk en vertrouwelijk met de informatie om te kunnen gaan. Doet zich onverhoopt een situatie van ongewenst gedrag voor, dan ziet de VMBN graag dat men een beroep doet op de ondersteuning van de onafhankelijke vertrouwenspersoon. Uiteraard staat het eenieder vrij om een beroep te doen op een ander vertrouwde persoon die al of niet verbonden is aan de VMBN.